Переїзд офісу (https://inka-trans.ua/ofisnyi-pereyizd-kyiv/) – це складний і відповідальний процес, що вимагає ретельного планування та організації. Від того, наскільки грамотно буде здійснено переїзд, безпосередньо залежить подальша робота компанії.
На жаль, навіть за найскрупульознішого підходу нерідко виникають різноманітні помилки та прорахунки, які можуть призвести до серйозних проблем і фінансових втрат.
Найпростіший спосіб їх уникнути – звернутися по допомогу до мувінгових компаній. А ми далі в цій статті розглянемо найчастіші помилки, яких припускаються під час організації процесу.
Які помилки трапляються під час офісного переїзду?
• За статистикою, близько 60% компаній виходять за рамки запланованого часу і витрат. Це відбувається через недостатньо детальний аналіз усіх етапів і витрат. Врахуйте не тільки очевидні витрати на транспорт і пакування, а й можливі додаткові витрати – оновлення меблів, ремонт у новому офісі, простій у роботі. Закладайте 10-15% бюджету на непередбачені витрати.
• Без детального плану із зазначенням завдань, відповідальних, термінів високий ризик щось упустити та створити хаос. Складіть план заздалегідь, розподіліть ролі, пропишіть графік по днях і навіть годинах. Використовуйте спецпрограми для управління проєктами типу Trello або Asana.
• Якщо не використовувати якісну упаковку і не промаркувати коробки, великий ризик втрати та псування майна. 31% компаній стикалися з пошкодженням техніки та меблів під час переїздів. Використовуйте спеціальні коробки, пухирчасту плівку, стрейч. На коробках вказуйте вміст, відділ і номер кабінету.
• Якщо не інформувати персонал про хід переїзду, почнуться хвилювання, з’являться чутки, впаде продуктивність. Регулярно сповіщайте колектив про статус, плани, зміни. Дайте докладні інструкції щодо збору особистих речей і документів. Організуйте екскурсію новим офісом до переїзду.
• Якщо ж не повідомити контрагентів про переїзд, можуть виникнути проблеми з доставкою кореспонденції, товарів, візитами. За місяць почніть інформувати всіх про зміну адреси та контактів. Розішліть листи, оновіть дані на сайті, в соцмережах, на рекламних матеріалах.
Щоб переїзд офісу пройшов комфортно, а ви не втратили час та нерви, краще звернутись за послугами однієї зі служб вантажного таксі, наприклад, inka-trans.ua/vantazhne-taksi-kyiv. Спеціалісти мають відповідний досвід та гарантують, що процес пройде швидко, а співробітники зможуть вчасно повернутись до виконання своїх обов’язків.
Як провести переїзд офісу максимально ефективно?
1. Призначте відповідальних за ключовими напрямками – IT, документи, меблі, комунікації тощо. Включіть у команду представників різних відділів, від рядових співробітників до керівництва. Проводьте щотижневі зустрічі для обговорення статусу і завдань. Використовуйте платформи на кшталт Zoom або MS Teams для зручності.
2. Складіть детальний опис усіх меблів, техніки, документів. Вирішіть, що переїжджає на нове місце, а що можна продати, передати на благодійність або утилізувати.
3. Якщо вирішуєте залучити мувінгову компанію – перевіряйте відгуки, портфоліо, уточнюйте деталі за договором і страховкою. Звертайте увагу на досвід роботи з офісами, особливо якщо у Вас багато IT-обладнання.
4. Завчасно зробіть бекапи всієї важливої інформації на зовнішні носії та хмарні сервіси. Продумайте процес безпечного переміщення серверів, мережевого обладнання. Звірте наявність ліцензій на ПЗ на новому місці.
5. Заздалегідь складіть план розміщення меблів і розсадження персоналу в новому офісі з урахуванням особливостей приміщення, потреб відділів, побажань самих співробітників. Використовуйте спеціальні програми для візуалізації, наприклад, Floor Planner або SketchUp. Сам процес переїзду та облаштування на новому місці пройде швидше.
